Lange rijen jongeren achter de balie van de bibliotheek Tilburg Centrum op een filmpje van Omroep Brabant. En veel gemopper. Vroeger kregen de duizenden leerlingen van het Theresialyceum en scholengemeenschap 2College hun schoolboeken thuis bezorgd en nu moesten ze helemaal naar een filiaal van Bibliotheek Midden-Brabant, in de rij staan, zeulen met zo’n zware doos op de fiets. Of, wanneer je met de auto kwam, extra kosten maken voor het parkeren.
‘Dat was vorig jaar toen we voor het eerst de distributie van schoolboeken deden’, zegt projectleider Inge van Dongen. ‘En ouders waren nog kritischer dan leerlingen. Toen vreesde ik echt voor imagoschade voor de bibliotheek. Maar deze zomer was het gemopper aanzienlijk minder. De scholen hebben goed uitgelegd waarom ze geld besparen door boeken niet thuis te sturen, dat steken ze liever in het onderwijs. En wij hebben de dienstverlening op veel punten verbeterd.’
Het idee om schoolboeken te gaan distribueren ontstond bij de toenmalig sectordirecteur publieke dienstverlening Saskia Leferink van de Bibliotheek Midden-Brabant. Zij hoorde dat de middelbare scholen door de invoering van gratis schoolboeken leermiddelen moesten aanbesteden. Het Theresialyceum vroeg zich af: moeten we ingekochte boeken dan ook laten verdelen door de leverancier, het weer zelf doen of het uitbesteden aan een derde partij. De bibliotheek rook direct een kans.
‘Wat is immers het verschil tussen het gewone bibliotheekwerk en schoolboekdistributie,’ zegt Van Dongen. ‘Je bestelt boeken, verwerkt ze, labelt ze en in plaats van in de kast leg je ze in een doos, waarna je ze - voor een heel schooljaar - uitleent. We weten inmiddels wel dat het niet zo simpel is: het distributieproces is veel omvangrijker en moet in een korte periode plaatsvinden. Maar het werk sluit wél heel goed aan. Zo is kennis van boeken van groot belang. Die is hier zeker aanwezig.’
De strategische voordelen zijn duidelijk. ‘Voor de bibliotheek was het een mogelijkheid om de samenwerking met scholen te intensiveren. Ook konden we middelbare scholieren – van oudsher een moeilijke doelgroep – binnenhalen. In ieder geval twee keer per jaar, als ze hun oude boeken brengen en als ze hun nieuwe ophalen. En de helft die nog geen lid was, is dat nu wel door de gecombineerde bibliotheek- en schoolpas. Ook laten we onze opdrachtgever zien dat we ondernemend zijn.’
Bovendien kon de bibliotheek een goedkopere prijs per pakket rekenen dan Iddink, de bestaande schoolboekendistributeur van de betrokken scholen – al wil Van Dongen niet zeggen welke prijs. ‘Het goedkopere zit hem vooral in het feit dat wij tussen de herfstvakantie en half april eigenlijk geen kosten hebben. Alleen een helpdeskfunctie voor leerlingen van wie de tas is gestolen of die van profiel wisselen. Iddink moet het hele jaar een distributiecentrum en personeel betalen.’
Daarbij heeft de bibliotheek geen winstoogmerk. ‘De winst zit hem in het behoud van de uren van medewerkers die door afnemend gebruik van de bibliotheek minder te doen hebben gekregen, of – in de backoffice – door verschuiving in de dienstverlening, bijvoorbeeld door meer kant en klare levering van materialen. Voorlopig heeft het ook vooral geld gekost, bijvoorbeeld door investeringen in bijvoorbeeld de aanpassingen van de ict-systemen. De scholen hebben hier wel financieel aan bijgedragen.’
In het eerste jaar gebruikte de bibliotheek de aula van het 2College Durendael in Oisterwijk als distributiecentrum. Vakantiekrachten, zo veel mogelijk van de scholen zelf, verdeelden de 120.000 boeken – toen nog nieuw ingekocht bij Iddink – over de dozen. ‘Het was vooral prettig dat zij de schoolboeken kennen en daarom over het algemeen fouten snel signaleren. Zo van: dit boek kan niet voor die klas zijn bedoeld. En omdat zij dit jaar ook bij het uitdelen hielpen, konden ze vragen goed beantwoorden.’
In het tweede jaar huurde de bibliotheek van 1 juni tot eind september een eigen ruimte: een leegstaande supermarkt vlakbij de vestiging Tilburg Centrum, waar 135.562 materialen zijn verwerkt (waarvan 73.622 nieuw) voor in totaal 4855 pakketten. ‘Het nadeel van de aula was dat we er maar zo kort in konden. Zes weken. Nu konden we vóór het inleveren van de oude boeken al de nieuwe boeken laten komen, van RFID-chips voorzien, enzovoort. We konden het werk beter spreiden. Vorig jaar moesten we ook ‘s avonds werken.’
Het is maar één van de verbeteringen. Zo zijn er niet langer aparte interne en externe projectgroepen, maar is er één projectgroep zodat de scholen meer participeren. Ook is helderder gemaakt wie wat wanneer doet. De scholen moeten begin februari de bestellijsten aanleveren. De bibliotheek controleert en bestelt alles, zodat ze het overzicht houdt – de meeste werkboeken krijgen ieder jaar een nieuw ISBN, waardoor die niet altijd goed in de databases van scholen en leverancier staan.
‘Het eerste jaar was de foutmarge redelijk hoog. In de eerste week kregen we direct een mailbox vol vragen en klachten. Nu waren het in totaal maar zo’n stuk of zeventig. Uiteindelijk was 98 procent van de boeken geleverd in de eerste week van het schooljaar – ruim boven het door ons gestelde doel van 95 procent gebleven. Wel meldde 15 procent van de leerling een verkeerd, ontbrekend of beschadigd boek. De helft van het eerste jaar, maar dat moet nog drastisch omlaag. Gelukkig kunnen we nu beter zien bij wie de fout ligt: de school, wij of de leerling, en dus gerichter verbeteringen doorvoeren.’
Ook de leerling is medeverantwoordelijk gemaakt. Hij moet bij het ophalen zijn doos controleren, zodat ze direct aan de bel kunnen trekken als een boek ontbreekt of verkeerd is ingepakt. ‘Leerlingen zijn anders zo makkelijk. Dat ze in december opeens zeggen: dit boek heb ik nog niet. Ook laten we hen nu meer gespreid over de week komen. Vorig jaar wilden we de nadruk leggen op de ruime openingstijden van de bibliotheek en lieten hen daarom vrij. Maar daardoor kreeg je te veel pieken.’
Bijna alle afdelingen van de Bibliotheek Midden-Brabant zijn bij het schoolboekenproject betrokken. Van de front-office die leerlingen in de bibliotheek ontvangt en het schema coördineert van welk leerjaar op welke dag kan komen, tot VUBIS-specialisten, de afdelingen ict en marketing & communicatie. ‘Ook zaten een aantal mensen met bibliotheekervaring in de commissie die de verschillende plan van aanpak vaststellen’, zegt Van Dongen.
Voor een deel konden de medewerkers het extra werk doen binnen bestaande uren. ‘Maar niet alles natuurlijk. Ict kan niet zomaar 80 uur extra inplannen. Maar dan had het wel op een andere manier synergievoordeel. Je gaat niet voor zo’n korte periode aparte computers aanschaffen, maar ict weet wel wanneer welke hardware aan vervanging toe is en kan de aanschaf daarvan iets naar voren halen. Dat is het voordeel als je zo’n grote organisatie hebt.’
Minstens zo belangrijk als de financiële voordelen is het effect op de organisatie, vindt Van Dongen: ‘Het idee dat we met z’n allen iets nieuws gaan doen, zorgt voor veel dynamiek in de organisatie. Iedereen wordt geprikkeld om nieuwe dingen te bedenken. Ook voor bijvoorbeeld de front-office, die nog wat meer gestimuleerd moet worden om ieder bezoek van een leerling als een kans te zien om hem actief te benaderen. Want iedere keer als een leerling een nalevering moet ophalen, komt hij weer bij ons.’
Het schoolboekenproject met het Theresialyceum en 2College loopt vier jaar. Tegen die tijd moet het zo’n succes zijn, hoopt Van Dongen, dat alle betrokkenen door willen gaan. Voor de bibliotheek heeft het in ieder geval al wat opgeleverd. De samenwerking ís intensiever: zo loopt er nu een mediawijsheidproject met het Theresialyceum. En de betrokken middelbare scholieren gebruiken de bibliotheek meer – al heeft de bibliotheek daar nog geen concrete cijfers over.
Ook tijdens hun verblijf in de verschillende bibliotheekvestigingen probeerde de bibliotheek de leerlingen te verleiden. Het eerste jaar vooral met thematafels – ook voor ouders die met hun kinderen mee kwamen. Dit jaar was er een chilllounge, waar ze konden wachten of hun pakketten konden controleren, een twitterfountain, een quiz (ook via twitter) en een wedstrijd voor wie zijn oude pasje inleverde. ‘Er werd zo veel getwitterd dat schoolboeken zelfs even trending topic was.’
Van Dongen zelf wil nu nog een handleiding schrijven voor andere bibliotheken die ook schoolboeken willen distribueren. Daarna draagt ze de leiding van het project over aan een interne medewerker van de Bibliotheek Midden-Brabant. ‘Sommige bibliotheken vragen zich misschien af of het nog wel zin heeft gezien de digitalisering van het onderwijs. Maar dat gaat echt niet zo snel. Ik denk dat deze vorm van dienstverlening nog zeker tien jaar nodig is.’
Bibliotheek Midden-Brabant hoopt de distributie de komende jaren verder te verbeteren en dan te groeien – het liefst naar alle leerlingen in het werkgebied. Dat zou een vervierdubbeling zijn naar circa 20.000 pakketten. ‘Scholen uit andere regio’s verwijzen we door naar bibliotheken in hun gebied. Maar niet iedere bibliotheek is even groot. Niet alle specialisaties zijn van oudsher aanwezig bij collega-bibliotheken. In dat geval is er over samenwerking natuurlijk te praten.’
(Eerder gepubliceerd in Bibliotheekblad 2, 2012)
Geen opmerkingen:
Een reactie posten